INFORMATIVA PRIVACY

La tua privacy conta per noi 

Questa informativa privacy si applica al trattamento dei dati personali che raccogliamo quando usufruisci dei nostri Servizi, nonché al trattamento dei dati personali di persone che lavorano per società con cui intratteniamo (o intendiamo intrattenere) rapporti commerciali.

DigitXS dà molta importanza alla privacy e alla sicurezza dei dati personali dell'utente. Ci impegniamo a garantire che tutti i dati personali a noi affidati siano trattati in conformità con la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Questa informativa ha lo scopo di fornire chiarimenti su chi siamo, per quali scopi possiamo utilizzare i tuoi dati personali, in che modo tali dati vengono trattati, a chi possiamo comunicarli (ad esempio aziende clienti, aziende fornitori, società del Gruppo Equinox, fornitori di servizi, Enti Pubblici, etc.), dove possono essere trasferiti e quali sono i tuoi diritti.

Per la corretta erogazione dei nostri Servizi, ci riserviamo il diritto di trattare i tuoi dati personali nel caso in cui Tu stia lavorando come libero professionista e/o come dipendente di società e/o organizzazioni con le quali abbiamo instaurato (o intendiamo instaurare) rapporti commerciali e/o di partnership.

Noi di DigitXS

I tuoi dati personali (talvolta anche denominati "informazioni") saranno trattati nel rispetto di questa informativa da Digital eXcellence Solutions S.r.l. (in forma breve “DigitXS”) con sede legale in Via Somalia 4, 35141 Padova, C.F., Partita IVA e Numero di iscrizione al registro delle imprese di Padova n. 05560080284, e-mail: privacy@Digit-XS.com, PEC: legal@pec.Digit-XS.com.

Infine, DigitXS ha provveduto alla nomina del proprio RPD-DPO (Responsabile della Protezione dei Dati-Data Protection Officer) contattabile presso l’indirizzo e-mail: privacy@Digit-XS.com.

Quali dati personali raccogliamo

Trattiamo i seguenti dati personali:

• Informazioni di identificazione personale – ci riserviamo la facoltà di trattare il tuo nome e altre
  informazioni di contatto (tra cui indirizzo e-mail, numero di telefono fisso e cellulare) nonché
  genere e firma digitale.
• Informazioni professionali – ci riserviamo la facoltà di trattare informazioni relative al tuo
  lavoro, tra cui la tua qualifica, la tua posizione e il tuo dipartimento.
• Informazioni societarie – ci riserviamo la facoltà di trattare informazioni relative
  all’identificazione sia della Società e/o organizzazione che del Rappresentante Legale,
  informazioni di contatto (riferimenti di recapito telefonico, di posta elettronica ordinaria e di
  posta elettronica certificata) e visura camerale.
• Risultati delle survey – ci riserviamo la facoltà di trattare le tue risposte fornite alle eventuali
  survey che potremmo inviarti.
• Informazioni che tu decidi di condividere con noi – ci riserviamo la facoltà di trattare ulteriori
  informazioni che tu decidi di condividere con noi.

Perchè raccogliamo questi dati

DigitXS tratta i tuoi dati personali solo per le finalità di seguito specificate:

• Amministrare e gestire la relazione contrattuale tra DigitXS e i suoi clienti e fornitori: il
  trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto tra DigitXS e il cliente o fornitore.
• Sviluppo aziendale e mantenimento dei rapporti commerciali (es. fornire informazioni richieste
  sui nostri servizi, inviare offerte commerciali, etc.): Tali attività si basano sul nostro legittimo
  interesse a sviluppare e mantenere buoni rapporti con i nostri partners commerciali.
  Nell’eventualità che tu non sia più interessato a restare in contatto con noi, potrai sempre
  esprimere la tua scelta mediante le modalità indicate nelle comunicazioni ricevute e/o
  comunque nei modi definiti alla sezione "i Tuoi Diritti in materia di protezione dei dati" di questa
  informativa.
• Svolgere operazioni societarie (comprese fusioni, acquisizioni e cessioni): Il trattamento è
  necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti da DigitXS, i quali includono l'interesse di
  DigitXS a sviluppare la propria attività commerciale attraverso fusioni, acquisizioni e cessioni.
• Eventi: In base al nostro legittimo interesse nell'organizzare eventi per instaurare e mantenere
  un buon rapporto con i nostri partner commerciali.
• Supporto IT: Il trattamento è necessario per consentire a DigitXS di perseguire i propri legittimi
  interessi, tra cui la salvaguardia dei nostri beni e la sicurezza dei nostri sistemi informativi.
• Sondaggi (inclusi i sondaggi sulla soddisfazione): In base al nostro legittimo interesse nel
  sondare i nostri clienti per comprenderne al meglio le esigenze, per migliorare i nostri servizi
  nonché instaurare e mantenere un buon rapporto con i nostri clienti.
• Gestione delle controversie e dei contenziosi: Il trattamento è necessario per consentire a
  DigitXS di perseguire i propri legittimi interessi, tra cui la protezione dei beni della società, la
  tutela dei propri interessi legali e la gestione di reclami/dispute legali con i nostri clienti e
  fornitori.
• Conformità con i requisiti legali o normativi: Il trattamento è necessario per adempiere ai nostri
  obblighi legali o normativi (ad es. per adempiere all'obbligo di conservazione per finalità fiscali
  di determinate informazioni, compresi i dati personali).
• Attività di marketing quali ad esempio, ricerche di mercato, analisi economiche e statistiche,
  aggiornamento su iniziative formative, invio di comunicazioni di carattere
  informativo/promozionale su iniziative e servizi offerti da DigitXS (anche in collaborazione con
  propri partners). Il trattamento si basa sul tuo eventuale consenso espresso per finalità di
  marketing.
• Marketing tramite canali online. Il trattamento si basa sul tuo eventuale consenso espresso
  per finalità di marketing tramite canali online.

Procedura di Registrazione

Dopo aver raccolto i tuoi dati, sarà nostra cura procedere con la “Registrazione”. La “Registrazione” è l’attività tramite la quale ci riserviamo la facoltà di memorizzare i tuoi dati personali in un sistema CRM basato su cloud, gestito e fornito da un service provider esterno.

Una volta completata la raccolta dei tuoi dati, ci impegniamo a procedere con la fase di "Registrazione", un momento cruciale e responsabile nel nostro processo di gestione dei dati, tramite il quale ci riserviamo la facoltà di memorizzare i tuoi dati personali all'interno di un sofisticato sistema CRM (Customer Relationship Management) basato su una piattaforma cloud. Il CRM non è solo un mezzo per memorizzare dati, ma svolge un ruolo vitale nella nostra strategia aziendale, fungendo da pilastro fondamentale per la gestione delle relazioni tra noi: sia che tu sia un libero professionista e/o un dipendente di società e/o organizzazioni con le quali abbiamo instaurato (o intendiamo instaurare) rapporti commerciali e/o di partnership.

Il nostro sistema CRM, ospitato su un'infrastruttura cloud affidabile e gestito da un provider esterno specializzato nel settore, garantisce un accesso versatile e protetto alle tue informazioni personali. La scelta di una soluzione basata su cloud non solo ci offre la flessibilità di accesso da qualsiasi luogo e dispositivo, ma è anche gestita da esperti che si dedicano alla sicurezza e alla protezione dei dati. Questo assicura che, mentre ci affidiamo a questo sistema per ottimizzare le nostre operazioni, i tuoi dati restino protetti e trattati nel rispetto assoluto della massima sicurezza e riservatezza.

Con chi condividiamo i tuoi dati personali

Premettiamo che ad oggi il DigitXS opera esclusivamente sul territorio italiano.

Ci riserviamo il diritto di condividere i tuoi dati personali:

• con soggetti terzi appartenenti al gruppo aziendale Equinox (tutte le società appartenenti al
  Gruppo Equinox operano esclusivamente sul territorio italiano).
• con società terze fornitrici di servizi correlati al settore della Consulenza di cui ci avvaliamo.
• con società terze fornitrici di servizi correlati al settore IT (ad es. provider esterni per
  supportare la nostra infrastruttura IT).
• con società terze fornitrici di servizi marketing (ad es. ci riserviamo la facoltà di memorizzare
  i tuoi dati personali in un sistema CRM basato su cloud, gestito e fornito da un service provider
  esterno; ad es. in caso di organizzazione di un evento con la collaborazione di un service
  provider esterno, ci riserviamo il diritto di condividere i tuoi dati personali con il suddetto
  fornitore al fine di invitarti a tale evento).
• con provider di servizi professionali (ad es. i nostri revisori, i nostri consulenti fiscali, i nostri
  consulenti legali).
• con istituti di credito e società assicuratrici.
• con fondi pensionistici.
• con autorità pubbliche (ad es. ai sensi della normativa vigente, DigitXS è tenuta a comunicare
  i dati personali agli enti previdenziali e alle autorità fiscali).
• con le forze dell'ordine, i tribunali e gli organismi di regolamentazione (ad es. in caso di indagine
  penale in corso, i servizi di polizia possono richiederci di rivelare loro i dati personali dei
  soggetti coinvolti).
• con Organismi di vigilanza o revisione.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

I tuoi dati personali saranno conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto commerciale/contrattuale.

In caso di instaurazione di controversie e/o contenziosi ci riserviamo il diritto di conservare i tuoi dati personali per tutto il tempo necessario fino alla relativa risoluzione. Con specifico riferimento ai dati personali trattati per finalità di marketing, gli stessi saranno conservati, dalla registrazione/rinnovo del consenso, per un periodo di 24 mesi, salvo revoca anticipata del consenso.

I tuoi diritti in materia di protezione dei dati

Tu, come persona fisica o in qualità di Rappresentante Legale di una persona giuridica, hai i seguenti diritti relativi ai tuoi dati personali:

1. Diritto di informazione: Tu hai il diritto di ricevere informazioni chiare, trasparenti e facilmente
   comprensibili su come utilizziamo i tuoi dati personali e su quali sono i tuoi diritti. Da qui la
   necessità di fornirti le informazioni presenti nella presente informativa.
2. Diritto di accesso: Tu hai il diritto di chiederci la conferma che sia o meno in corso un
   trattamento dei tuoi dati personali e, in tal caso, di ottenere l'accesso agli stessi.
3. Diritto di rettifica: Se i tuoi dati personali sono imprecisi o incompleti, tu hai il diritto di
   richiederne la rettifica.
4. Diritto di cancellazione: È noto anche come "diritto all'oblio" e ti permette di richiedere la
   cancellazione o la rimozione dei tuoi dati personali in caso non siano più necessari rispetto
   alle finalità per le quali sono stati raccolti. Non si tratta di un diritto generale alla cancellazione,
   in quanto vi sono delle eccezioni.
5. Diritto di limitazione del trattamento: A fronte di determinate circostanze, tu hai il diritto di
   "bloccare" o impedire un ulteriore trattamento dei tuoi dati personali. In caso di limitazione del
   trattamento, abbiamo ancora la facoltà di memorizzare i tuoi dati personali, senza tuttavia
   poterli utilizzare ulteriormente. Conserviamo le liste di coloro i quali hanno richiesto di
   "bloccare" un ulteriore utilizzo dei loro dati personali, al fine di assicurarci il pieno rispetto di
   tale restrizione in futuro.
6. Diritto alla portabilità dei dati: A fronte di determinate circostanze, tu hai il diritto di acquisire e
   riutilizzare i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da
   dispositivo automatico. Inoltre, al verificarsi di determinate condizioni, tu hai il diritto di far
   trasferire tali dati personali direttamente a un soggetto terzo.
7. Diritto di opposizione al trattamento: A fronte di determinate circostanze, tu hai il diritto di
   opporti a certe tipologie di trattamento. In particolare, il diritto di opporsi al trattamento dei dati
   personali basato sul nostro legittimo interesse o su motivi di pubblico interesse; il diritto di
   opporsi al trattamento a fini di marketing diretto (compresa la profilazione); il diritto di opporsi
   all'utilizzo dei dati personali a fini di ricerca scientifica o storica, nonché statistici, a fronte di
   determinate circostanze.
8. Diritto di revoca del consenso: Qualora il trattamento dei tuoi dati personali fosse basato sul
   tuo consenso esplicito da te fornito, tu hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi
   momento. Tale consenso all'utilizzo dei tuoi dati personali da parte nostra può essere revocato
   anche in relazione a sondaggi per i dipendenti su base volontaria.
9. Diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato: Tu hai il diritto di non essere
   sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la
   profilazione, che produca effetti giuridici nei tuoi riguardi o che incida in modo analogo
   significativamente sulla tua persona. Il processo decisionale automatizzato avviene quando
   un sistema elettronico utilizza i dati personali per generare una decisione, senza alcun
   intervento umano. Non si tratta di un diritto generale di opposizione, in quanto vi sono delle
   eccezioni. Ad esempio, siamo autorizzati a ricorrere al processo decisionale automatizzato
   laddove ciò sia indispensabile per sottoscrivere un contratto con te e in presenza di misure di
   sicurezza appropriate mirate alla salvaguardia dei suoi diritti.

Tu puoi far valere i tuoi diritti nei confronti di DigitXS inviando apposita richiesta indirizzata a privacy@Digit-XS.com.

Tratteremo la tua richiesta con particolare attenzione, al fine di garantire il pieno esercizio dei tuoi diritti. Potremmo chiederti di fornirci una prova di identità, al fine di assicurarci di condividere i tuoi dati personali esclusivamente con te e con nessun altro.

Si prega di prendere atto che, in casi particolari (ad esempio, a fronte di un obbligo legale), potremmo non essere in grado di rendere subito effettiva la tua richiesta.

In ogni caso, entro un mese dalla tua richiesta, ti informeremo circa le azioni intraprese. Ti ricordiamo, infine, che hai il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Modifiche a questa informativa privacy

Ci riserviamo la facoltà di aggiornare periodicamente la presente informativa. La data dell'ultima modifica apportata è indicata in fondo alla presente informativa. Si prega di consultare regolarmente la presente informativa, in modo da essere sempre al corrente in merito a qualsiasi modifica. In ogni caso, se dovessero rendersi necessarie modifiche sostanziali o materiali alla presente Informativa, provvederemo a portare attivamente alla tua attenzione queste modifiche.

Versione 2.1. Ultimo aggiornamento: 7 marzo 2024.