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Ci immergiamo nella realtà operativa di ogni dipartimento per comprendere i flussi in uso. L’obiettivo è diagnosticare accuratamente ogni fase del processo per scoprire inefficienze, duplicazioni e ritardi.

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Guidiamo il processo di digitalizzazione di documenti e processi aziendali per ottimizzare i flussi, aumentare l’efficienza e ridurre i costi.

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Rendiamo compliant ogni documento in azienda, nel rispetto degli standard normativi vigenti, garantendo sicurezza e privacy.

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Responsabile della conservazione

Il Responsabile della Conservazione gioca un ruolo cruciale nell'ambito della gestione documentale e dell'archiviazione delle informazioni, sia in formato digitale che cartaceo.

Ogni azienda deve nominare questa figura, scegliendo se individuarla al suo interno o affidarla a degli esperti esterni, secondo quanto riportano le Linee Guida AgID.

Garantisci una conservazione dei documenti aziendali sicura, sistematica, accessibile e conforme alle normative vigenti.

Servizi svolti dal Responsabile della Conservazione Digitale e Cartacea

  1. Pianificazione e Implementazione di politiche di conservazione

    Definisce le linee guida e le politiche per la gestione e conservazione dei documenti, inclusa la classificazione, l'archiviazione e la distruzione sicura dei dati non più necessari.

  2. Conformità normativa

    Assicura che le pratiche di conservazione siano in linea con le leggi locali, nazionali e internazionali relative alla privacy dei dati, alla protezione delle informazioni e alla conservazione documentale.

  3. Gestione del rischio

    Identifica e valuta i rischi associati alla perdita di documenti critici, implementando strategie per mitigarli, come backup e piani di recupero dei dati.

  4. Digitalizzazione e conservazione digitale

    Sovrintende il processo di digitalizzazione dei documenti cartacei e gestisce la conservazione digitale, assicurando l'integrità, l'autenticità e l'accessibilità a lungo termine dei documenti digitali.

  5. Formazione e sensibilizzazione

    Organizza sessioni di formazione per il personale sull'importanza della conservazione dei documenti e sulle procedure corrette da seguire.
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I vantaggi di affidare la conservazione documentale a DigitXS

Esternalizzare il ruolo del Responsabile della Conservazione può offrire numerosi vantaggi per le organizzazioni di ogni dimensione, in termini di integrità operativa e conformità normativa.

  • Sicurezza di affidarsi ad esperti qualificati.
  • Riduzione dei costi.
  • Miglioramento della conformità normativa.
  • Concentrazione sul core business e sicurezza.
  • Riduzione del rischio di incorrere in sanzioni. 

Concentrati su ciò che fai meglio: far crescere il tuo business. Pensiamo noi alla conservazione a norma. 

Da documenti mal conservati a una conservazione documentale efficiente e innovativa. 
Inizia oggi il percorso con DigitXS.

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Ambiti di intervento

Potrebbe esserti utile anche questo servizio

Il servizio di consulenza relativo al Whistleblowing offerto da DigitXS combina le competenze legali, di consulenza del lavoro e tecnologiche per garantire la conformità al Decreto Legislativo sul Whistleblowing. 

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Con il nostro servizio abbiamo assicurato una conservazione sicura dei documenti, riducendo i costi ed aumentando l’efficienza di pmi, grandi aziende e pubbliche amministrazioni che operano in diversi settori.

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